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知誠會秘書長任宏艷:社會組織項目管理之我見
發布時間:2019-8-26 9:52:47  瀏覽次數:422

(北京知誠民營社會組織財稅與金融服務促進會 北京 100871)

摘要:項目管理是管理學中的一個分支學科,指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法,使項目能夠在有限資源限定條件下,實現或超過設定的需求和期望。本文重點介紹了社會組織項目管理的目的與意義、社會組織項目建設的主要內容、社會組織項目管理流程。

關鍵詞:社會組織;項目管理;實踐研究

一、社會組織項目管理的目的與意義[1]

近年來,由筆者牽頭,組織相關人員承擔了政府購買服務、社會組織資源共享平臺、眾扶平臺、一帶一路平臺、產權保護平臺、財稅一體化系統等30多個社會組織建設項目。實踐證明,積極承擔社會組織建設項目,切實加強社會組織項目管理具有以下重要意義:

(一)有利于社會組織發展戰略的實現。將社會組織發展戰略與項目管理有機結合起來,從社會組織發展戰略的決策開始,強化項目管理,能有效推進社會組織發展戰略的實施。社會組織項目管理是一種多層次的目標管理方式,社會組織負責人根據項目實施的目標和情況來考核項目經理,而項目經理只要求項目成員在約束條件下實現項目目標,強調項目實施的結果。項目成員根據集體研究確定的目標及時間、經費、工作標準等限定條件,獨自處理具體工作,靈活地選擇有利于實現各自目標的方法,以目標為導向逐一地解決問題,最終確保項目總體目標和社會組織發展戰略的實現。到目前為止,本協會會員已由建會的10多個發展到現在的3700個。

(二)有利于提高組織效率。項目管理作為一種新型的組織管理形式,可以改善社會組織對各種資源利用的計劃、組織、執行和控制方法。由來自不同崗的工作人員構成臨時的團隊來運作和管理項目,能夠提高整個組織運行的效率。以政府購買項目為例,在2018年度,由于協會擁有良好的項目管理團隊和方法,較好地完成了29項政府購買項目。其中線下服務超過10000人次,線上服務超過50萬人次。撰寫研究報告9份,提出參政意見建議162條,參加各種政府購買項目調研座談184場次。所有項目皆順利結項或獲得政府持續支持,且獲得市級榮譽11項。

(三)有利于社會組織整體目標的實現。按不同項目類型進行管理,是把社會組織的管理責任分散為每個具體項目的管理責任,由社會組織項目經理具體對其項目負責,確保項目的執行及完成。此外,社會組織項目經理可以將項目分解為許多小的責任單元,由責任者分別按照要求完成目標,然后綜合、匯總。而管理責任被細分為單個細小的責任單元,這樣做有利于組織對項目執行情況及成員工作的考核、監督,有利于社會組織整體目標的實現。

(四)有利于集中復雜問題進行攻關。項目團隊可集中與項目有關來自本單位不同部門的人員,他們具有不同的專業知識、工作經驗,把他們集中在一起共同為實現項目的整體目標而努力,并經常進行開放、坦誠而及時的溝通,彼此交流信息及想法,相互做出和接受彼此的反饋及建議性的批評。基于這樣的合作,團隊成員可以對復雜問題集中討論、集中解決、集中攻關,這樣做有利于復雜問題的快速解決,保證項目建設的質量和進度。

(五)有利于控制成本。面向體系、組織、人員,全面滿足質量、進度和費用綜合要求的綜合管理體系。通過細化的項目過程控制,降低成本,強調反饋作用,即強調干預形成成本的過程,根據人為的控制意圖不斷改變過程;使用先進的信息手段和基于事實的決策方法;現代成本管理追求項目利潤最大化。

二、社會組織項目建設的主要內容[1][4]

(一)黨建工作類

重點支持研究如何發揮社會組織的作用,整合各類資源,推進北京城市社會組織黨建工作,更好地為會員(企業)服務,促進企業和諧發展。在屬地黨委的領導下,社會組織以“黨建+”為依托,承接政府轉移職能,整合財稅與金融資源,充分發揮社會組織親和力和特有的聯系群眾的渠道作用,把黨建的觸角延伸到財稅與金融角角落落,滿足財稅與金融需求和提高社會組織凝聚力,改善社會組織工作環境。

(二)能力建設類

社會組織能力是指社會組織為了實現自身的愿景與目標,有效管理與利用社會資源,達到為社會提供公益性產品與公共服務的能力。從結構要素看,它的具體能力包括組織使命、內部治理、資源動員、項目運作和服務創新。政府支持社會組織能力建設,就是要提高社會組織的服務能力和水平,更好地發揮其橋梁和紐帶作用。

(三)信息化建設類項目

政府投資信息化建設,推動社會組織健康快速發展,須認真研究當前我國經濟社會發展的歷史階段及其特點,尤其是新技術創新帶來的社會結構變化、人類行為方式改變以及社會互動模式轉型。只有把握這些,才能抓住新形勢下社會組織發展的重中之重。互聯網發展對社會的影響越來越廣泛,因此提升自身的治理能力、動員能力和服務能力,是當前社會組織發展的關鍵。新技術帶來的社會變遷既快速,又循序漸進。社會媒體化和媒體社會化是當代社會發展基本特點之一,社會網絡對經濟發展和政府運作的滲透越來越廣泛和深入。

(四)社會組織工作項目支持資金

支持社會組織圍繞促進全國科技創新中心建設和中關村示范區發展,開展對中關村示范區深化全面創新改革有重大促進作用的工作;圍繞“三城一區”建設、構建高精尖經濟結構、打造全球創新網絡關鍵樞紐、建設京津冀協同創新共同體、推動一區多園統籌、軍民融合發展等中心任務開展的工作,以及中關村管委會支持社會組織開展的其他工作。政府支持的專項類型主要包括平臺類、活動類和研究類等項目,平臺類項目是指共性技術平臺或使用信息化手段搭建的互聯網平臺項目。

(五)政府購買服務項目

政府購買服務,是指通過發揮市場機制作用,把政府直接提供的一部分公共服務事項以及政府履職所需服務事項,按照一定的方式和程序,交由具備條件的社會力量和事業單位承擔,并由政府根據合同約定向其支付費用。其主要內容如下:

1、基本公共服務。公共教育、勞動就業、人才服務、社會保險、社會救助、養老服務、兒童福利服務、殘疾人服務、優撫安置、醫療衛生、人口和計劃生育、住房保障、公共文化、公共體育、公共安全、公共交通運輸、三農服務、環境治理、城市維護等領域適宜由社會力量承擔的服務事項。

2、社會管理性服務。社區建設、社會組織建設與管理、社會工作服務、法律援助、扶貧濟困、防災救災、人民調解、社區矯正、流動人口管理、安置幫教、志愿服務運營管理、公共公益宣傳等領域適宜由社會力量承擔的服務事項。

3、行業管理與協調性服務。行業職業資格和水平測試管理、行業規范、行業投訴等領域適宜由社會力量承擔的服務事項。

4、技術性服務。科研和技術推廣、行業規劃、行業調查、行業統計分析、檢驗檢疫檢測、監測服務、會計審計服務等領域適宜由社會力量承擔的服務事項。

5、政府履職所需輔助性事項。法律服務、課題研究、政策(立法)調研草擬論證、戰略和政策研究、綜合性規劃編制、標準評價指標制定、社會調查、會議經貿活動和展覽服務、監督檢查、評估、績效評價、工程服務、項目評審、財務審計、咨詢、技術業務培訓、信息化建設與管理、后勤管理等領域中適宜由社會力量承擔的服務事項。

6、其他適宜由社會力量承擔的服務事項。

三、社會組織項目管理流程

社會組織項目管理主要按以下三個階段進行:

第一階段:項目申報管理

按照目標項目申報指南中要求準備有關需要報送的材料,即申請報告及項目建議書(或可行性研究報告);社會組織營業執照;實施項目合同或項目實施有效證明文件;前期科研成果證明材料;項目立項批文或根據國家和省市有關建設程序規定必須履行審批、核準或備案手續的項目相關文件;提供項目建設資金來源的合法依據,其中若有銀行貸款的,須按規定提供銀行貸款承諾證明(若是社會組織自有資金的,則應提供相關合法證明)。

第二階段:項目實施管理[2]

1、法人責任制:各類項目管理要實行法人責任制,在此基礎上成立項目領導小組,該領導小組應由社會組織管理人員、科研技術人員、行政管理人員、產品銷售人員等5至7人組成。

2、財務管理:其財務管理的要點為財務管理的主要依據、財務管理的基本要求、財務管理常見問題、做好財務管理應注意的具體工作。

3、招投標管理:所謂招標投標,是指招標人應用技術經濟的評價方法和市場競爭機制的作用,通過有組織地開展擇優成交的一種成熟的、規范的和科學的特殊交易方式,招標的方式有公開招標和邀請招標兩種(值得注意的是,議標不是法定方式)。招標的組織形式有委托招標(代理機構招標)和自行招標兩種。

4、合同管理:合同管理要求做到“三性”:一是全程性,就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止,實現全程管理合同;二是系統性,就是凡涉及合同條款內容的相關部門管理互動,大家都要參與管理;三是動態性,就是注重履約全過程的情況變化,特別是要掌握對自己不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充或中止(終止)。

5、工程監理檢查:一是檢查依據,依據國家和省市有關項目建設的監督檢查規定、工作實施細則等對項目進行監理檢查。二是檢查要求,作為項目承建單位,要積極配合監理檢查工作,項目人員要到位,項目現場準備;三是檢查內容,其中包括審批和報建手續、勘察設計、招標采購、合同管理、項目實施、投資控制、竣工驗收、建設項目檔案;四是違規處理,作為項目管理機構,對在社會組織項目建設結項驗收過程中發現的問題可視情節輕重給予以下處理:責令限期整改;通報批評;暫停撥付資金;凍結項目資金;暫停項目建設;建議項目批準部門撤銷項目,收回項目資金;減少或暫停所在地和項目單位申報新建項目。

第三階段:項目結項驗收管理[3]

1、申請結項驗收應具備的基本條件:完成批準的項目可行性研究報告、初步設計和投資計劃文件中規定的各項建設內容;系統整理所有技術文件材料并分類立卷,技術檔案和施工管理資料齊全、完整,其中包括項目審批文件和年度投資計劃文件,設計(含工藝、設備技術)、施工、監理文件,招投標、合同管理文件,基建財務檔案(含賬冊、憑證、報表等),工程總結文件,勘察、設計、施工、監理等單位簽署的質量合格文件,施工單位簽署的工程保修證書,工程結項圖;土建工程質量經當地建設工程質量監督機構備案;主要工藝設備及配套設施能夠按批復的設計要求運行,并達到項目設計目標;環境保護、勞動安全衛生及消防設施已按設計要求與主體工程同時建成并經相關部門審查合格;相關項目或各單項工程已經建設單位初驗合格;編制了結項決算,并經有資質的中介審計機構或由當地審計機關審計。必要時結項決算審計由項目驗收組織單位委托中介審計機構進行結項決算審計。

2、結項驗收主要內容:一是項目建設總體完成情況;二是檢查項目資金到位及使用情況;三是檢查項目變更情況;四是檢查施工和設備到位情況;五是檢查執行法律、法規情況,環保、勞動安全衛生、消防等設施是否按批準的設計文件建成,是否合格,建筑抗震設防是否符合規定;六是檢查投產或者投入使用準備情況;七是檢查結項決算情況;八是檢查建設項目批準文件、設計文件、結項文件、監理文件及各項技術文件是否齊全、準確,是否按規定歸檔;九是檢查知識產權管理情況,其中包括在項目建設過程中所取得的知識產權數量與歸屬;十是項目管理情況及其他需要驗收的內容。

3、申請結項驗收應報送的材料:結項驗收申請報告;項目建設總結報告;項目結項財務決算報表;結項財務決算審計報告;初驗報告和項目結項初驗表;工程質量檢驗報告;產品質量檢測報告;其它相關資料。

參考文獻:

[1]粱世連,高平.工程項目管理,北京:人民郵電出版社,2002.

[2]馮健文.企業項目管理問題研究.軟科學,2003,(6).

[3]徐帆.項目監理工程造價控制手冊,北京:中國建筑工業出版社,2003.

[4]夏瑞峰.企業項目管理戰略實施研究.管理工程學報,2005年增刊.

本文發表于《北京知識產權》2019年4月第85期

 

      

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